Charte des statuts et règlements

Afin de permettre aux membres de l'Association qui n'ont pas Facebook de pouvoir accéder à la charte des statuts et règlements, nous vous la présentons ici.

Charte des statuts et règlements

Association végétarienne et végétalienne

de l’Université Laval (AVÉGÉ)

Adoptée par l’assemblée générale de l’AVÉGÉ

le 29 septembre 2011

1. Généralités

1.1. Nom

Le nom de l’Association est le suivant : Association végétarienne et végétalienne de l’Université Laval (AVÉGÉ).

1.2. Statut

Il s’agit d’une association étudiante parascolaire. Tous les sympathisants au végétarisme sont les bienvenus, qu’ils soient omnivores mais intéressés à découvrir le végétarisme, semi-végétariens, pescetariens, ovo-lacto-végétariens ou végétaliens. Les membres seront invités à n’exercer aucune discrimination envers les autres membres qui n’ont pas le même régime alimentaire qu’eux, tout en gardant à l’esprit que cette Association a pour but la promotion du végétarisme et du végétalisme. Les gens qui s’avèreront être des non-sympathisants et les personnes qui ne respecteront pas les autres membres dans leurs choix pourront se voir exclus de l’Association.

1.3. Buts

L’Association a pour buts : de représenter ses membres auprès des diverses instances de l’Université Laval (ci-après l’« UL ») et de l’extérieur du campus; de promouvoir le végétarisme et le végétalisme auprès des étudiants, du personnel et des diverses instances de l’UL; de coordonner les activités de ses membres; de faire valoir les besoins de ses membres auprès des différents fournisseurs alimentaires du campus de l’UL en tentant d’augmenter le nombre d’options végétariennes et végétaliennes et en facilitant leur repérage au moyen d’un affichage adéquat.

1.4. Siège social

L'Association ne possède pas pour le moment de siège social. En attendant de se voir attribuer un local sur le campus, l'adresse et le numéro de téléphone du président ou de la présidente tiennent lieu de coordonnées pour le siège social de l'AVÉGÉ. 

1.5. Interprétations

Les présents règlements doivent être interprétés libéralement de façon à permettre une administration saine et efficace des affaires de l’Association.

2. Structure

2.1. Membres

Est membre de l’Association toute personne en ayant fait la demande expresse et ayant fourni son numéro de matricule étudiant à un responsable de l’AVÉGÉ. Toute implication des membres au sein de l’association est faite à titre bénévole et ne peut donc être sujette à rémunération.

Un membre a droit de parole et droit de vote à toute assemblée générale et peut faire partie des comités de l’Association, le cas échéant.

Tout membre peut être élu pour siéger au Conseil exécutif de l’Association.

2.2. Conseil exécutif

Le Conseil exécutif peut être composé d’un maximum de sept (7) membres :

• un président ou une présidente;
• un vice-président ou une vice-présidente;
• un ou une secrétaire;
• un trésorier ou une trésorière;
• deux (2) responsables de la documentation (une personne attitrée au maintien de l’information en ligne et une personne attitrée au maintien et au classement de la documentation de référence);
• un ou une recherchiste.

Le Conseil exécutif peut être composé d’un minimum de quatre (4) membres, considérant :

• que les fonctions de secrétaire et de trésorier ou trésorière peuvent être remplies par une même personne;
• qu’une seule personne peut remplir les fonctions des deux postes de responsable de la documentation;
• que les fonctions d’un poste de responsable de la documentation et de recherchiste peuvent être cumulées à celle de président ou présidente, de vice-président ou vice-présidente, de secrétaire ou de trésorier ou trésorière.

Le Conseil exécutif s’occupe de la gestion quotidienne et des affaires courantes de l’Association. Il s’occupe de toute autre question que lui soumet l’assemblée générale.

2.3. Fonctions du président ou de la présidente

• Agir à titre de porte-parole officiel de l’Association;
• Superviser le bon fonctionnement de l’Association;
• S’assurer de la bonne exécution des décisions du Conseil exécutif et s’occuper des tâches qui lui sont confiées;
• Porter à l’attention de l’assemblée générale et du Conseil exécutif toute question qu’il ou elle juge importante;
• Agir d’office comme président ou présidente des assemblées générales et des réunions du Conseil exécutif;
• Préparer l’ordre du jour des assemblées générales et des réunions du Conseil exécutif;
• Cosigner avec le trésorier ou la trésorière tous les chèques et autres effets de commerce.

• Assurer la modification des signatures au compte de l'Association à la fin de son mandat, conjointement avec le trésorier ou la trésorière
• Fournir son adresse ou son numéro de téléphone comme coordonnées officielles de l'Association chaque fois que cela est nécessaire dans l'attente de l'attribution d'un local sur le campus.
  
  Il est possible pour le ou la présidente de cumuler les fonctions de l’un des deux postes de responsable de la documentation.

2.4. Fonction du vice-président ou de la vice-présidente

• Assister le président ou la présidente dans ses fonctions;
• Remplacer le président ou la présidente s’il ou elle s’absente ou démissionne.

Il est possible pour le ou la vice-présidente de cumuler les fonctions de l’un des deux postes de responsable de la documentation.

2.5. Fonctions du ou de la secrétaire

• Prendre connaissance des messages envoyés à l'adresse courriel de l'Association (avege@asso.ulaval.ca);

• Agir d’office à titre de secrétaire de toute assemblée générale et de toute réunion du Conseil exécutif;
• Signer les procès-verbaux des assemblées et des réunions du Conseil exécutif;
• Remplir les rapports, les documents et la correspondance de l’Association, à l’exception de l’information en ligne et de la documentation de référence;
• Tenir les livres où sont enregistrés :

• les règlements de l’Association;
• les noms, par ordre alphabétique, de tous les membres de l’Association;
• les noms et adresses de ceux et celles étant ou ayant été membres du Conseil exécutif, avec, si possible, les diverses dates auxquelles ils le sont devenus ou ont cessé de l’être;
• tous les documents ayant trait à l’organisation des activités des différents comités et projets de l’Association;
• tout autre document pertinent à la bonne gestion.

Il est possible pour le ou la secrétaire de cumuler les fonctions de trésorier ou de trésorière ainsi que les fonctions de l’un des deux postes de responsable de la documentation.

2.6. Fonctions du trésorier ou de la trésorière

• Fournir son adresse et numéro de téléphone comme coordonnées officielles de l'Association auprès de la Caisse populaire dans l'attente de l'attribution d'un local sur le campus (ou, au choix, fournir les coordonnées du président ou de la présidente).

• Cosigner avec le président ou la présidente tous les chèques et autres effets de commerce;
• Tenir à jour les livres comptables, qui doivent refléter exactement la situation financière de l’Association;
• Préparer le bilan et le budget annuels et les présenter aux membres lors de l’assemblée générale annuelle;
• Déposer les fonds de l'Association dans le compte de l'Association à la Caisse populaire Desjardins de l'Université Laval, dont l'adresse est le 2325, rue de l'Université, local 1506, Québec (Québec), G1V 0B3, et dont le numéro de folio est le 96147;
• Assurer la modification des signataires au compte de l'Association à la fin de son mandat, conjointement avec le président ou la présidente;
• Réclamer le remboursement des frais mensuels fixés facturés au compte de l'Association au moins une fois par année auprès de la Caisse populaire (idéalement à la fin de la session d'hiver);
• Déposer les fonds de l’Association dans le compte de l’Association à la Caisse populaire Desjardins de l’Université Laval [ce compte sera ouvert dès que les premiers fonds seront reçus];
• Tenir les livres où sont enregistrées :

• les recettes et les dépenses de l’Association et les matières auxquelles elles se rapportent;
• les transactions financières de l’Association.

Il est possible pour le trésorier ou la trésorière de cumuler les fonctions de secrétaire ainsi que les fonctions de l’un des deux postes de responsable de la documentation.

2.7. Fonction du responsables de la documentation (information en ligne)

• Assurer la création, la mise à jour et le maintien du site Web de l’Association, incluant la mise à jour des informations qu’il contient sur une base périodique;
• Rédiger et acheminer l'infolettre mensuelle, après approbation par le ou la présidente ou le ou la vice-présidente.

Il est possible pour le ou la responsable de la documentation (information en ligne) de cumuler les fonctions de président ou présidente, de vice-président ou vice-présidente, de secrétaire ou de trésorier ou trésorière, ou encore de cumuler les fonctions des deux postes de responsable de la documentation.

2.8. Fonction du responsables de la documentation (documentation de référence)

• Assurer la création, la mise à jour et le maintien de la bibliothèque de documentation de référence de l’Association, tant sur support numérique que papier;
• Tenir à jour la liste des documents prêtés à des membres;
• Instaurer et assurer l’utilisation d’un système de classement permettant d’assurer l’utilité et la pérennité de la bibliothèque.

Il est possible pour le ou la responsable de la documentation (documentation de référence) de cumuler les fonctions de président ou présidente, de vice-président ou vice-présidente, de secrétaire ou de trésorier ou trésorière, ou encore de cumuler les fonctions des deux postes de responsable de la documentation.

2.9. Fonctions de la recherchiste

• Rechercher des informations liées aux activités de l’Association afin de les transmettre aux personnes responsable de la documentation;
• Rechercher ponctuellement des documents et de l’information de référence afin de répondre à des questions qui lui seront adressées par des membres ou des personnes intéressées par le végétarisme ou le végétalisme.

Il est possible pour le ou la recherchiste de cumuler les fonctions de président ou présidente, de vice-président ou vice-présidente, de secrétaire ou de trésorier ou trésorière, ainsi que les fonctions de l’un des deux postes de responsable de la documentation.

3. Assemblée générale

3.1. Catégories

Il y a deux catégories d’assemblée générale des membres : l’assemblée générale annuelle et l’assemblée générale spéciale.

3.2. Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle a lieu dans les trente (30) jours suivant la fin de l’exercice financier.

3.2.1. Ordre du jour

L’ordre du jour d’une assemblée générale doit comporter les points suivants :

• Adoption de l’ordre du jour;
• Rapports du président ou de la présidente sur les activités de l’Association depuis la dernière assemblée générale annuelle;
• Présentation et approbation des états financiers de l’Association;
• Présentation et adoption du budget pour la présente année financière;
• Élection des nouveaux membres du Conseil exécutif.

En outre, l’ordre du jour d’une assemblée générale annuelle peut comporter les points suivants :

• Adoption des procès-verbaux de la dernière assemblée générale annuelle et de la dernière assemblée générale spéciale;
• Approbation ou rejet des règlements adoptés par le Conseil exécutif depuis la dernière assemblée générale annuelle;
• Approbation des dépenses effectuées par les membres du Conseil exécutif dans l’exercice de leurs fonctions;
• Étude de toute autre question pouvant intéresser l’assemblée.

3.3. Assemblée générale spéciale

Le Conseil exécutif peut convoquer une assemblée générale spéciale quand il le juge opportun. De préférence, il convoque au moins une assemblée générale spéciale au cours de la session d’hiver.

Sur requête écrite de dix (10) membres, le Conseil exécutif doit convoquer une assemblée générale spéciale. Celle-ci doit avoir lieu dans les vingt (20) jours d’une telle requête.

3.4. Subordination

Tout comité, membre ou représentant de l’Association, élus par l’assemblée générale annuelle, doit respecter les décisions de l’assemblée. Dans les délais séparant les assemblées générales, c’est le Conseil exécutif qui se porte garant de la charte, de ses applications ainsi que de l’application des décisions prises en assemblée générale.

3.5. Date et lieu d’une assemblée

Le Conseil exécutif fixe la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de toute assemblée générale.

3.6. Convocations

Le président ou la présidente convoque toute assemblée générale par courriel au moyen de la liste de membres. Cet avis doit avoir lieu au moins dix (10) jours avant la date prévue pour l’assemblée générale annuelle, ou au moins cinq (5) jours avant la date prévue pour une assemblée générale spéciale. L’assemblée générale doit également être affichée sur le site Web de l’association.

L’avis de convocation doit indiquer la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée. L’ordre du jour doit être suffisamment clair et précis pour permettre aux membres de connaître la teneur et l’importance des questions qui seront discutées.

L’adresse postale, l’adresse électronique et le numéro de téléphone des membres sont réputés être ceux qui sont inscrits sur la liste officielle des membres inscrits maintenue par le ou la secrétaire de l’Association.

3.7. Quorum

Le quorum de l’assemblée générale annuelle ou de l’assemblée générale spéciale est atteint lorsque six (6) membres sont présents, et qu’au moins trois d’entre eux (soit au moins 50 % de l’assemblée) ne font pas partie du Conseil exécutif.

Si un membre est d’avis qu’il n’y a pas le quorum, que ce soit au début ou au cours d’une assemblée, il peut attirer l’attention de la présidence sur ce point. Cette dernière devra s’assurer immédiatement qu’il y a le quorum. En cas d’absence du quorum, une fois l’assemblée engagée, cette dernière est suspendue sans remise en question des décisions prises antérieurement à la demande du quorum. Dans le cas où il n’y a pas le quorum au début de l’assemblée le Conseil exécutif convoquera une seconde fois l’assemblée générale annuelle dans les dix (10) jours suivant la date de la première convocation.

3.8. Président et secrétaire

Le président ou la présidente et le ou la secrétaire de l’Association sont d’office président et secrétaire de toute assemblée générale. En cas d’absence du président ou de la présidente, le vice-président ou la vice-présidente assure la fonction de président ou de présidente d’assemblée. En cas d’absence du ou de la secrétaire, un membre est élu pour agir à titre de secrétaire d’assemblée.

3.9. Procédure

Le président ou la présidente d’assemblée dirige les débats. Il ou elle décide seul des questions de procédure. Une décision du président ou de la présidente est finale, à moins qu’un membre en appelle de cette décision à l’assemblée. Cette décision peut alors être annulée par le vote de la majorité des membres présents.

3.10. Décisions

Les décisions de l’assemblée se prennent à la majorité des voix et des membres présents.

3.11. Vote

Tout membre a droit de parole et droit de vote aux assemblées générales. Le vote se prend à main levée à moins qu’un membre ne demande le vote secret. Le président ou la présidente d’assemblée ne vote que s’il y a égalité des voix. À moins que le Conseil exécutif n’en décide autrement, le vote par procuration n’est pas permis.

3.12.

Toute assemblée générale peut être ajournée.

4. Réunions du Conseil exécutif

4.1. Date et lieu

Le président ou la présidente fixe la date, l’heure et l’ordre du jour de toute réunion du Conseil exécutif.

4.2. Convocation

L’avis de convocation doit être donné au moins cinq (5) jours avant la date prévue pour cette réunion. En cas d’urgence, cet avis peut n’être que de 24 heures. Dans tous les cas, cet avis peut être écrit ou verbal.

L’avis de convocation doit indiquer la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion. L’ordre du jour doit être suffisamment clair et précis pour permettre aux membres de connaître la teneur et l’importance des questions qui seront discutées.

4.3. Quorum

Il y aura quorum quand au moins trois (3) membres du Conseil exécutif seront présents.

4.4. Président et secrétaire

Le président ou la présidente et le ou la secrétaire de l’Association sont d’office président ou présidente et secrétaire de toute réunion du Conseil exécutif. En leur absence, les membres présents peuvent élire quelqu’un d’autre pour occuper ces fonctions.

4.5. Décisions

Les décisions du Conseil exécutif se prennent à la majorité des voix des membres présents. Le président ou la présidente a droit de vote. Ces décisions se prennent sous forme de résolution. Le ou la secrétaire note les résolutions au procès-verbal.

4.6. Ajournement

Toute réunion du Conseil exécutif peut être ajournée.

4.7. Comités

Lors de toute assemblée générale, le Conseil exécutif peut former des comités afin de leur confier un certain travail ou certaines études. Tout membre de l’Association peut faire partie d’un de ces comités.

Chaque comité est tenu de rendre compte de ses activités au président. Tous les membres peuvent prendre connaissance des rapports de ces comités.

5. Élection des membres du Conseil exécutif

Les membres de l’Association élisent le Conseil exécutif lors de l’assemblée générale annuelle selon la procédure suivante :

• Pour chacun des postes le président appelle les candidatures et invite les candidats à se présenter dans l’ordre alphabétique. Lorsqu’un candidat fait son discours les autres candidats pour le même poste sont priés de quitter la salle.
• Pour chacun des postes même s’il n’y a qu’un seul candidat, le président demande le vote. Pour ce faire, les candidats sont priés de quitter l’assemblée pendant le vote.
• Le vote secret est nécessairement appliqué lors d’élections. La compilation des votes se fera par deux membres de l’AVÉGÉ. Un recomptage, si la demande en est faite, pourra être effectué par deux autres personnes choisies par l’assemblée générale.

5.1. Durée des fonctions

Tous les membres du Conseil exécutif sont élus pour une durée d’un an.

5.2. Vacance

Un poste devient vacant lorsqu’un membre du Conseil exécutif démissionne ou cesse d’être membre de l’Association.

Si un poste devient vacant au cours de l’année, le Conseil exécutif peut nommer un membre de l’AVÉGÉ à ce poste.

6. Administration

6.1. Exercice financier

L’exercice financier débute le 1er septembre et se termine le 31 août de chaque année.

6.2. Cotisations

Aucune cotisation n’est exigée auprès des membres; toutefois, les membres sont invités à contribuer à l’Association en lui versant une cotisation volontaire dont le montant suggéré a été fixé à 10 $.

6.3. Ressources financières

Les ressources financières de l’Association comprennent les surplus provenant des diverses activités réalisées par l’association et tout don ne compromettant pas l’intégrité morale de l’AVÉGÉ pouvant lui être versé.

6.4. Bilan financier

Le trésorier ou la trésorière prépare un bilan complet à la fin de chaque exercice financier. Ce bilan est soumis aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.

6.5. Budget annuel

Le trésorier ou la trésorière prépare le budget annuel qui sera présenté aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.

6.6. Dépôt

Les fonds de l’Association sont déposés dans une institution financière, en l’occurrence la Caisse populaire de l’Université Laval, où l’Association ouvrira [le texte sera amendé pour « détient » dès que le compte sera ouvert] un compte d’épargne avec opérations.

6.7. Emprunts

Ni les membres du Conseil exécutif ni aucun autre membre ne peut emprunter de l’argent au nom de l’Association.

6.8. Dépenses

Le Conseil exécutif peut rembourser à l’un de ses membres ou à une personne à l’emploi de l’Association les dépenses encourues de bonne foi dans l’exercice de ses fonctions.

6.9. Effets de commerce

Deux signatures, celle du président ou de la présidente, ainsi que celle du trésorier ou de la trésorière, sont nécessaires sur tout chèque, billet, ou autre effet de commerce fait au nom de l’Association.

6.10. Modifications aux statuts et règlements

Le Conseil exécutif peut, par résolution, modifier les présents règlements ou en adopter de nouveaux. Toutefois, les règlements intitulés Dissolution et Liquidation ne peuvent être modifiés que selon la procédure prévue aux points 6.11 et 6.12.

Ces modifications ou nouveaux règlements ne seront en vigueur que s’ils sont approuvés par l’assemblée générale.

6.11. Dissolution

L’Association ne peut être dissoute que de la façon suivante :

1)      Tous les membres de l’Association sont convoqués par écrit à une assemblée générale spéciale;

2)      L’avis de convocation doit indiquer clairement l’objet de l’assemblée;

3)      La dissolution doit être votée à la majorité des voix des membres présents;

6.12. Liquidation

Advenant la dissolution de l’Association, tous les biens restants sont distribués exclusivement à la Fondation de l’Université Laval.

7. Comités

7.1. Comité pour l’amélioration de l’offre d’options végétariennes et végétaliennes sur le campus et leur affichage

Ce comité verra principalement à :

• Recenser les cafés étudiants et les cafétérias du campus;
• Recenser les options végés offertes par ces endroits, en déterminant si elles sont bel et bien végétariennes ou végétaliennes;
• Établir des lignes directrices, sous la forme d’un guide, à l’attention des cafés et cafétérias afin de favoriser une augmentation de l’offre de menus végés et leur affichage clair;
• Émettre des suggestions d’ajouts d’options végés; l’idéal serait de pouvoir s’assurer que des options végés sont accessibles tous les jours dans tous les pavillons.

7.2. Comité pour la promotion de la campagne « Lundi sans viande »

Ce comité verra principalement à :

• Tenir des tables d’information les lundis aux abords des cafétérias afin de répondre aux questions des gens et de promouvoir le végétarisme et le végétalisme, ne serait-ce qu’au moins le végétarisme à temps partiel;
• Travailler de concert avec le Comité pour l’amélioration de l’offre d’options végétariennes et végétaliennes à faire en sorte que les différentes cafétérias adhèrent à la campagne « Lundi sans viande » et en fasse la promotion.

7.3. Comité pour la création d’un livre de recettes promotionnel

Ce comité verra principalement à :

• Recueillir des recettes végétariennes dont nous détenons les droits ou pouvons les acquérir (si des recettes ont été publiées ailleurs, s’assurer de demander l’autorisation de l’auteur avant de les reproduire);
• Colliger ces recettes dans un recueil papier ou sur support électronique afin de le rendre disponible pour la vente afin de financer nos activités.

7.4 Comité sur l'éthique animale

Ce comité verra principalement à :

• Faire connaître les diverses positions éthiques qui existent en ce qui concerne notre rapport aux animaux;
• Sensibiliser la communauté étudiante aux problèmes éthiques liés à notre consommation de produits animaux, tant en ce qui a trait à l'alimentation, à l'habillement, aux objets matériels tels que les biens meubles ou à l'utilisation d'animaux dans la recherche.